Por Juan Francisco Gutiérrez (Miembro del Staff de la Escuela Internacional de Protocolo de Granada) // Aunque no hay una norma establecida de obligado cumplimiento, pues no todos los eventos se programan con la misma previsión de tiempo, lo ideal sería mandar la invitación con bastante antelación; por ejemplo, entre 1 y 3 meses antes de la celebración del acto. Si el perfil mayoritario de los invitados responde a tener habitualmente una “agenda muy ocupada”, la invitación se debe enviar tan pronto como sea posible.

La invitación es siempre personal y nominal; puede enviarse por correo ordinario o por correo electrónico, o bien combinando estos dos canales de comunicación para asegurarnos un mayor grado de certidumbre en su recepción. Como punto fuerte de la modalidad digital, indicar que una invitación por correo electrónico es gratis y respetuosa del medio ambiente; y una buena práctica si optamos por una invitación impresa, es el uso de papel reciclado con el objeto de ser más sostenibles e intentar ajustar los costes que acarrea.

En el caso de una invitación enviada por correo electrónico, otro valor añadido es que se puede añadir un enlace a un formulario web que facilite el registro en línea de los participantes y/o asistentes al evento.

¿Qué elementos clave no pueden faltar en una invitación?

– cuándo: fecha, hora de inicio y finalización.
– por qué: el motivo del evento
– qué: algunas palabras de explicación sobre el programa, los nombres de los conferenciantes o intervinientes, ¿está previsto un almuerzo, desayuno, cóctel o cena? etc …
– dónde: nombre y dirección del lugar (conveniente incluir coordenadas GPS).
– quién organiza y/o invita: nombre y coordenadas de contacto de la persona física, institución, empresa, etc.
– Si hay acompañantes, cónyuges e hijos que también son invitados, debe estar claramente indicado.
– ¿Qué acción deben tomar los invitados? Si tienen que registrarse, especifique claramente cómo deberían hacerlo (por teléfono, en línea, por correo postal) y antes de qué fecha.
– En caso de que se decline la invitación, especificar si procede que se delegue en otra persona.
– Persona de contacto de la organización a la que los invitados puedan dirigirse para aclarar dudas y/o ampliar información.
– Si procede según el tipo de evento:
      –  tarifas de participación / tarifas de registro.
– indicaciones de vestimenta y/o etiqueta idóneas.